¿Cómo aumentar la productividad en 10 sencillos pasos?

Sin lugar a dudas, la productividad es una de las claves del éxito. La productividad implica hacer mejor la mayor cantidad de cosas en el menos tiempo posible: es la combinación entre eficiencia, eficacia y efectividad. No es más productivo quien más tiempo trabaja sino quien obtiene mejores resultados.

Vamos con un ejemplo muy sencillo pero que te permitirá analizar la situación. Imagina que tu empresa necesita contratar un equipo de trabajo para realizar las intalaciones de la red eléctrica de un nuevo edificio, y los opcionados para dicha tarea son el equipo A y el equipo B. El equipo A de cobrará $100 por hora, mientras que el equipo B tiene una tarifa de $130 la hora. El equipo A estima que tardará treinta días en finalizar la obra, el equipo B veinticino. ¿Entonces a quién escojes? El equipo A te cobraría 24.000 dólares mientras que el B 26.000 dólares, pero el equipo B tardaría 5 días menos. Sencillo, escoges al equipo que te permita mejorar tu productividad y se adapte más a tu cronograma de actividades.

En el mundo empresarial, la productividad es dinero. Desafortunadamente, parece que este hecho lo ignoran tanto los empleados como los empleadores. ¿Cuánto dinero desperdicia tu empresa cada vez que agendan reuniones obsoletas y aburridas? Están tirando dinero por la ventana y no lo saben. Así que hoy, en Emprendimiento y Finanzas, te presentamos diez pasos que te permitirán aumentar tu productividad y la de tu equipo de trabajo.


 Usa tus mañana para enfocarte en tí mismo

Despiértate temprano. En las primeras 2 horas de la mañana, aprovecha el tiempo para dedicártelo a tí mismo. Ignora todas las cuestiones laborales. Enfócate en alimentarte con un buen desayuno, en planificar tu día, en meditar o hacer ejercicio. Te permitirá obtener tus objetivos claros y estar lleno de energía.


Aplica la regla del 80/20

El Principio de Paretto- o conocido cotidianamente como la regla del 80/20- afirma que un 20%  de lo que hacemos a diario produce un 80% de los resultados. Enfócate en ese 20% y elimina las cosas que no necesitas o que requieren un esfuerzo mayor pero que generan pocos resultados.


Divide tu lista de actividades en dos partes

Aplica la regla de menos es más. Una lista con muchas tareas puede resultar abrumadora y causar un efecto desgastante: “Mira todo eso que tengo que hacer” o “Esa lista parece interminable”. Divide tu lista de tareas entre las que producen más resultados (o las más importantes) y las que menos. Enfócate únicamente en la primera lista. Enfócate en las cosas que importan.


Descansa más

Imagina que llevas 2 horas trabajando al 100%. Tus energías se agotan y aún quedan dos horas para la hora de almuerzo. ¿Qué haces? ¿Decides seguir trabajando 2 horas más con ese agotamiento? ¿O tomas un descanso de 15 minutos para retomar con más energía tus actividades pendientes? ¿Cuál crees que es mejor para tí y para tu productividad? Acertaste, es la segunda opción. Entonces date un momento para tomar una pequeña caminata, comer algo, hablar con otras personas o incluso tomar una pequeña siesta. Estas actividades te permitirán regresar con más energía y más lucidez para retomar tus labores y tomar las decisiones adecuadas.


Realiza las actividades más difíciles en la mañana

Enfréntate a las tareas más difíciles cuando tu cerebro aún está fresco. La gran mayoría de las personas son menos productivas después del almuerzo, ya que la glucosa en la sangre inhiben las neuronas encargadas de producir las proteínas que nos mantienen despiertos. Si tienes reuniones o alguna otra actividad más sencilla, postérgala para las horas de la tarde.


Elimina las distracciones

Los emails y las redes sociales son enemigos de la productividad. Cada vez que pausas tu trabajo para revisar el email o las redes sociales, tu cerebro tiene que hacer un esfuerzo extra para cambiar de actividad y retomar la concentración. Si tienes la posibilidad de escuchar música durante tu trabajo, evita ir canción a canción y mejor reproduce un playlist.


Dile adios al multitasking

El viejo refrán dice “Quien mucho abarca, poco aprieta”. A nivel de productividad, también sucede lo mismo. ¿Tienes que completar 10 tareas? No vayas por las diez al mismo tiempo. Tu cerebro pierde energía cada vez que cambias de tarea en tarea. Divide tu lista en dos, enfócate en la lista de las tareas más importantes y haz una actividad a la vez.


No evadas tus actividades

“Al mal tiempo, buena cara”, dice el refrán. En ocasiones, debes enfrentarte a actividades abrumadoras, largas, aburridas, tediosas y de las cuáles no quisieras hacerte cargo. Y es allí donde -consciente o inconscientemente- buscas otras actividades de trabajo mucho menos importantes para hacerte cargo de ellas: revisar y responder los mails, asistir o agendar reuniones, ofrecer asistencia a un compañero que en realidad no lo necesita, entre otros. En lugar de perder tiempo y energía con esas actividades poco importantes, canaliza tu energía en resolver tus compromisos.


Organiza tu espacio de trabajo

Dedica parte de tu tiempo a organizar periódicamente tu espacio de trabajo, tanto a nivel físico como virtual. Esto te permitirá ser mucho más eficiente, ya que reducirás tiempo buscando documentos físicos o en formato digital. Deja esa mala costumbre de almacenar todos tus documentos en carpetas al azar o desordenadas; o peor aún, almacenar los archivos en el escritorio de tu ordenador. Aumentarás tu productividad y tu ordenador no solo se verá ordenado, sino que trabajará mucho más rápido.


Crea un sistema

Ahora que ya sabes qué hacer y qué dejar de hacer para aumentar tu productividad, es hora de juntar todo para que crees un sistema. Crea una corta lista de actividades donde puedas monitorear tus actividades y avances para evaluar tus resultados y la evolución del aumento de tu productividad.

 

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